회의를 더 나은 회의로 만들기 위한 방법은 없을까? 조직의 변화는 매일하는 회의의 변화에서부터 시작해야한다.

박정은 컨설턴트 jepark@tnfleaders.com

회의는 창의성과 생산성을 높이는 수단이 돼야 하지만, 횟수가 지나치게 많거나, 스케쥴 관리가 허술하거나, 운영이 서툴거나 이 세가지 전부에 해당될 때는 원래 목적과 정반대의 결과를 낳게된다. 이런 문제는 조직 전체에 큰 피해를 줄 수 있으므로 체계적인 개선이 필요하다. 이러한 관점에서 필자는 팀장 리더십과정 중 하나로 퍼실리테이션의 기술에 대한 교육 요청을 종종 받는다.  회의의 생산성을 높이는 방법에 대해서 알아보자.

          회의 생산성에 대하여

협력, 창의, 혁신을 위해 회의가 꼭 필요한 것은 사실이다. 회의는 인간관계를 끈끈하게 이어주고 적절한 정보 교환을 도와준다. 회의에는 실제로 이점이 있는 것이다. 하지만, 문제는 시간에 있다. 회의에 시간을 많이 쓰게 되면, 회의 시간 안에 정말 중요한 안이 나왔어도 생산성을 높이지 못한다라는 인식을 갖게 된다. 무엇보다 시간은 제로섬이다. 소모적인 회의에 시간을 낭비할수록 창의적이고 효율적으로 개인업무를 수행할 시간은 잠식된다. 업무 일정 중에 회의가 잔뜩 잡혀 있으면 ‘딥 워크 deep work’에도 방해가 된다. ‘딥 워크’는 조지타운대 컴퓨터과학 교수 칼 뉴포트가 정신을 딴데 팔지 않고 까다로운 과업에 인지능력을 집중하는 상태를 지칭하기 위해 사용한 용어다. 회의를 할때도 딥워크를 해야하는 것이다. 딥워크를 하기 위해서는 회의안에 정해야하는 프로세스가 있다. 안건을 정하기, 회의장 세팅을 미리 해놓기, 의견은 한 사람당 몇분 이내로 제한하기 등등. 이러한 프로세스 정립이 회의 생산성을 높이는데 큰 도움이 된다.

회의 방식의 개선

그나마 다행스럽게도 팀과 조직은 회의를 대하는 방식을 바꿀 수 있다. 아래는 변화를 위한 다섯단계의 과정이다.

1.      1.모든 구성원으로부터 회의에 대한 생각을 들어본다.

2.      2.함께 모여 그것들을 해석한다.

3.      3.회의를 개선하기 위해 구성원 개인들에게도 의미가 있고 동기를 부여하는 집단의 목표를 선택한다.

4.      4.진행 과정을 평가한다

5.      5.구성원들이 다시 옛날 습관으로 되돌아가지 않도록 정기적으로 확인한다.

                                                                                                             [하버드에서 말하는 회의 잘하는 방법 中 발췌]

이 프로세스를 따른다면, 회의에 대한 인식도 변화되며, 회의 생산성도 높일 수 있다. 집단과 개인의 업무시간에 주는 영향을 고려하지 않은 채 회의를 계획하고 운영할 때 문제가 생긴다. 회의에 대한 인식 3가지가 존재한다.

집단 시간의 낭비 : 회의 횟수는 상대적으로 적지만 운영을 제대로 하지 못하는 조직이 있다. 그 결과 직원들이 각자의 업무를 수행하고 싶이 생각할 시간은 충분하지만 회의가 부실한 탓에 집단의 생산성과 협력은 약화된다.

개인 시간의 낭비: 회의의 품질이 비교적 높아서 집단의 시간은 잘 활용되고 있다고 봐야 하지만 개인 시간은 낭비될 때가 있다. 회의의 양 자체가 너무 많은 탓에 개인 업무시간을 잡아먹고 있으며 회의 스케쥴이 관리가 허술해 비판적인 사고를 방해하기 때문이다.

개인과 집단의 시간을 모두 낭비: 너무 자주 열리고, 시간관리가 허술하고, 운영방식이 형편없는 회의의 삼중고를 참고 견디다가 집단과 개인의 생산성, 팀워크, 복지를 전부 잃게 된다.

많은 상황에서 집단의 시간이 낭비되고 개인 시간이 사라지는 경우가 많다. 이러한 문제점들을 극복하기 위해서는 회의에 대한 인식 개선부터 필요하다. 회의에 대해 어떻게 생각하는지 구성원들과 함께 나누고, 업무 절차 전반에 대해 어떻게 느끼는지 정기적으로 터놓고 이야기를 나누는 절차가 매우 중요하다. 변화를 하기 위해서는 충분한 시간이 필요하며, 변화의 동력을 유지하기 위해서는 지속적인 관심과 접촉이 요구된다. 이 모든 것들엔 리더의 지원이 필요하다. 팀의 리더가 사람들에게 문제를 제기하고, 위험을 감수하고, 마음껏 실수를 하고, 함께 일하는 새로운 방법을 찾도록 지원하는 권한을 갖는 한, 어떤 집단이라도 회의 방식을 바꿀 수 있다. 변화는 관심과 신뢰에서부터 시작된다. 작은 것에서부터 변화를 일으켜 조직 전체에 서서히 변화가 일어나 결국 새로운 업무방식을 정착시킬 수 있다.